উপস্থিতি মেশিনের গ্রাহকযোগ্য যেমন কার্ড পেপার এবং ফিতা সঠিক উপস্থিতি ট্র্যাকিং নিশ্চিত করতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। কার্ড পেপার কর্মচারীদের তথ্য মুদ্রণের জন্য এবং তাদের উপস্থিতি রেকর্ড করার জন্য ব্যবহৃত হয়, অন্যদিকে ফিতা মুদ্রণ প্রক্রিয়াটির জন্য কালি সরবরাহ করে।
কার্ড পেপার এবং ফিতা প্রতিদিনের ব্যবহার সংস্থার কর্মীদের সংখ্যা, উপস্থিতি ট্র্যাকিংয়ের ফ্রিকোয়েন্সি এবং ভোগযোগ্যদের মানের উপর নির্ভর করে। আদর্শভাবে, কার্ডের কাগজটি সপ্তাহে একবার বা 500 শিট মুদ্রণের পরে পরিবর্তন করা উচিত, যখন প্রতি 3-6 মাসে একবার ফিতাটি পরিবর্তন করা উচিত।
কার্ড পেপারটি প্রতিস্থাপন করতে, উপস্থিতি মেশিনটি বন্ধ করা উচিত এবং পুরানো কার্ডের কাগজটি প্রিন্টার থেকে সরানো উচিত। নতুন কার্ড পেপারটি সাবধানে প্রিন্টারে প্রবেশ করানো উচিত এবং সঠিকভাবে সারিবদ্ধ করা উচিত। নতুন কার্ডের কাগজটি একবারে থাকলে উপস্থিতি মেশিনটি চালু করা যেতে পারে।
ফিতা প্রতিস্থাপন একটি অনুরূপ প্রক্রিয়া জড়িত। উপস্থিতি মেশিনটি বন্ধ করা উচিত, এবং পুরানো ফিতাটি প্রিন্টার থেকে সরানো উচিত। নতুন ফিতাটি প্রিন্টারে প্রবেশ করানো উচিত, এটি নিশ্চিত করে যে এটি প্রিন্টারের মাথার সাথে সঠিকভাবে একত্রিত হয়েছে। ফিতাটি আরও শক্ত করা উচিত, এবং উপস্থিতি মেশিনটি চালু করা যেতে পারে।
মুদ্রিত তথ্যগুলি ম্লান হওয়া বা স্মিউডিং করার মতো কোনও সমস্যা এড়াতে উচ্চ - গুণমানের গ্রাহ্যযোগ্য ব্যবহার করা অপরিহার্য, যার ফলে উপস্থিতি রেকর্ডগুলি ভুল হতে পারে। ব্যবহারের উপর নজর রাখা এবং নিয়মিত গ্রাহকযোগ্যগুলি প্রতিস্থাপন করা উপস্থিতি ট্র্যাকিংয়ের দক্ষতা এবং যথার্থতা উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে।
